Při komunikaci se zahraničními úřady a subjekty budete potřebovat dokumenty a listiny, které budou mít ověřenou pravost. Zatímco v některých státech si vystačíte pouze se soudním ověřením, jiné budou vyžadovat apostilu. Obvykle se ověření týká rodného a oddacího listu, dokladu o vzdělání a dalších důležitých dokumentů. Jak si apostilu opatřit?
Seznamte se s apostilou
Apostila, apostile či apostilla je ověřovací doložka, která je součástí úředních dokumentů a listin, které potřebujete jakožto občan ČR doložit oficiálně v cizí zemi. Obvykle se používá v případě, kdy například žádáte o zaměstnání v zahraničí nebo zde potřebujete vyřídit své osobní záležitosti, které vyžadují předložení nejrůznějších dokumentů.
Apostila je ověření dokumentů, které je pro zahraniční subjekty zárukou jejich legitimnosti a pravosti. Tento princip ověřování listin funguje i obráceně, tedy například v případě cizích rodných listů vystavených Čechům, kteří se narodili v zahraničí.
Apostila se vystavuje v jazyce státu, ve kterém byl dokument vystaven. Je ovšem nutné, aby byl její název dvojjazyčný. Nejčastěji se jako druhý název uvádí francouzský apostille. Vzhledem k tomu, že vám apostila bude vystavena v češtině, je potřeba ji nechat přeložit soudním překladatelem do jazyka konkrétní země.
Apostila zjednodušuje oficiální doložení dokladů v cizí zemi
Existují 3 možnosti, jak úřední dokumenty oficiálně doložit v cizí zemi:
- soudní překlad – se soudním překladem vybraných úředních dokumentů si vystačíte v případě, kdy je chcete předkládat zemím, se kterými má Česká republika uzavřenou dvoustrannou mezinárodní dohodu o osvobození od ověřování pravosti dokumentů.
- Apostila – obvykle se jí opatřují dokumenty, které chcete předkládat ve státě, který s Českou republikou nemá dvoustrannou mezinárodní smlouvu o osvobození od ověřování dokumentů.
- Superlegalizace – je nutná v zemích, se kterými nemá Česká republika uzavřenou dvoustrannou mezinárodní dohodu o osvobození od ověřování pravosti dokumentů, a země nejsou ani signatáři Úmluvy o zrušení požadavků ověřování veřejných listin.
Apostila výrazně ulehčila administrativně mnohem náročnější proces superlegalizace ve státech, se kterými nemá Česká republika sjednané osvobození od ověřování přes dvoustrannou mezinárodní smlouvu. Je ukotvena v Úmluvě o zrušení požadavku ověřování veřejných listin z 5. října 1961, která byla přijata v Haagu (Úmluva o apostile). Ve státech, které úmluvu o apostile nepodepsaly, se musí stále dodržovat postupy superlegalizace.
Zjednodušení spočívá v tom, že se dokument, který chcete v zahraničí předložit, ověřuje apostilním orgánem v té zemi, ve které byl dokument vydaný. Není tedy nutné jej ověřovat na zastupitelském úřadě ČR v zahraničí a ještě v domácí zemi.
Ve kterých zemích je apostila potřeba?
Informaci o tom, zda budete potřebovat apostilní doložku, zjistíte buď telefonicky, nebo osobně na zastupitelském úřadu ČR. Jak je to s apostilou v zemích Evropské unie a v zemích mimo Evropskou unii?
Země Evropské unie
U zemí spadajících do EU záleží na tom, zda mezi sebou mají uzavřenou dohodu o soudních překladech. Pokud je dohoda uzavřená, vystačíte si pouze se soudním překladem. V případě, že tato dohoda mezi zeměmi neexistuje, je potřeba přistoupit k ověření apostilou.
Mezi země, které nemají s ČR uzavřenou mezinárodní dohodu o osvobození od ověřování pravosti dokumentů, patří: Dánsko, Estonsko, Finsko, Irsko, Litva, Lotyšsko, Lucembursko, Malta, Německo, Nizozemsko, Švédsko, Velká Británie.
U těchto zemí dále záleží na tom, jaké dokumenty potřebujete předložit. Od 16. 2. 2019 totiž platí, že apostilou nemusejí být ověřeny tyto dokumenty:
- listina týkající se narození, úmrtí či jména,
- listiny týkající se sňatku, rozvodu, registrovaného partnerství nebo jeho zrušení,
- listiny týkající se rodičovství a osvojení,
- listiny potvrzující státní příslušnost,
- potvrzení o neexistenci záznamu v trestním rejstříku,
- potvrzení o tom, že je osoba na živu,
- notářské zápisy.
U těchto dokumentů si vystačíte pouze se soudním překladem. Veškeré ostatní dokumenty a listiny, které vydal orgán EU a které potřebujete doložit v těchto zemích, je potřeba opatřit nejen soudním překladem, ale také apostilou.
V ostatních zemích EU, které mají s ČR sepsanou mezinárodní dohodu o osvobození od ověřování pravosti dokumentů, si vystačíte pouze se soudním překladem.
Obrázek: Ověření dokumentů je odlišné v zemích Evropské unie a mimo ni.
Země mimo Evropskou unii
O státech, se kterými nemá ČR uzavřenou dvoustrannou mezinárodní dohodu o osvobození od ověřování pravosti dokumentů, je potřeba zjistit, zda patří mezi smluvní státy Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin. Pokud je v seznamu najdete, je potřeba dokumenty opatřit apostilou, není však potřebná superlegalizace.
Mezi tyto státy patří například: Argentina, Arménie, Austrálie, Bahamy, Brazílie, Fidži, Island, Izrael, Japonsko, Jižní Afrika, Kazachstán, Lichtenštejnsko, Mexiko, Monako, Norsko, Nový Zéland, Panama, Tádžikistán, Turecko, USA, Venezuela.
Pro jaké dokumenty je apostila potřeba?
Apostilou můžete opatřit tyto dokumenty:
- matriční doklady,
- doklady o studiu,
- obchodní listiny,
- zdravotní doklady (pouze veřejné listiny, které jsou předem ověřeny Ministerstvem zdravotnictví),
- listiny, které vydaly finanční orgány,
- výpis z rejstříku trestů,
- listiny, které vydaly justiční a notářské orgány.
Kdo apostilu vydává?
Pokud potřebujete potvrdit pravost dokumentů, zajděte si buď na Ministerstvo zahraničních věcí ČR, nebo na Ministerstvo spravedlnosti ČR. Každé z nich se zabývá jinými dokumenty.
- Ministerstvo zahraničních věcí – matriční doklady, doklady o studiu, obchodní listiny, zdravotní doklady, listiny spadající pod finanční orgány, doklady o vzdělání (ty je potřeba nejdříve legalizovat na Ministerstvu školství, mládeže a výchovy).
- Ministerstvo spravedlnosti – zabývá se listinami vydanými justičními a notářskými orgány (soudy, exekutoři, notáři).
Pamatujte, že každý dokument je jiný, a proto neexistuje jednotný postup pro získání apostily. Každý případ se totiž řeší individuálně, což může být pro „obyčejného smrtelníka“ poměrně náročné.
Obrázek: Pravost dokumentů v ČR potvrzuje Ministerstvo spravedlnosti nebo Ministerstvo zahraničních věcí.
Postaráme se o komplexní legalizační servis listin a dokumentů
Ať už se chystáte v zahraničí studovat, pracovat, podnikat, žít nebo řešíte otázku týkající se péče o děti a další záležitosti, nechte starosti s legalizováním dokumentů na nás. O co všechno se postaráme:
- o legalizaci ve formě apostille pro všechny české dokumenty,
- o superlegalizaci pro všechny české dokumenty,
- o soudně či úředně ověřené překlady potřebných listin do jazyka konkrétní země,
- o veškerá legalizační ověření, která jsou potřebná proto, aby byly vaše dokumenty bez problémů přijaty v konkrétní zemi.
Veškerou agendu pro vás zajistíme nejen ve standardních, ale i expresních termínech. Pusťte starosti s legalizací dokumentů z hlavy. Postaráme se o ně za vás.
